Wszystko, co musisz wiedzieć o NGO
Specyfika zarządzania finansami organizacji pozarządowej wymaga wzajemnej ścisłej współpracy pomiędzy księgowym a osobami zarządzającymi organizacją. Organizacja i jasne zasady ułatwią współpracę i pomogą uniknąć nieporozumień. Podstawową kwestią jest ustalenie zakresu obowiązków księgowego oraz zakres odpowiedzialności za prowadzenie dokumentacji i ksiąg finansowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości) oraz wypełnianie obowiązków sprawozdawczych wobec ZUS i urzędu skarbowego.
Ważną kwestią jest ustalenie zasad współpracy związanych ze sprawozdawczością wobec instytucji finansujących (granty) czy analiza finansowej kondycji organizacji. Aby dobrze ze sobą współpracować, musimy znać swoje potrzeby i wiedzieć, co możemy sobie wzajemnie zaoferować.
Kolejną ważną kwestią jest komunikacja. Nie bójmy się pytać. Na początku pojęcia związane z księgowością wydają się bardzo trudne. Jak z jazdą na rowerze – po pewnym czasie już jest zdecydowanie łatwiej i wcale nie oznacza, że musimy to robić wyczynowo.
W dobie cyfryzacji niezbędne jest ustalenie narzędzi, które umożliwią wzajemne przesyłanie danych. Większość biur rachunkowych oferuje usługi on-line i dostęp do internetowego portalu klienta pozwalający na współpracę z różnych miejsc na świecie. Niezwykle ważne jest sprawne przekazywanie dokumentów: opisanych, kompletnych i w odpowiednim czasie. Często w umowach z biurem rachunkowym nieterminowe dostarczenie dokumentów zwalnia je z obowiązku terminowego składania deklaracji, co może przynieść negatywne skutki dla organizacji.
Dobrą praktyką są regularne spotkania osoby zarządzającej organizacją i księgowego, podczas których wymieniają informacje istotne dla każdej ze stron. Poznanie projektu pozwala księgowemu łatwiej tworzyć plan kont i skutecznie zarządzać organizacją.
