Wszystko, co musisz wiedzieć o NGO
Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. Od 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona. Wszystkie organizacje pozarządowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w tzw. strukturze logicznej. Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być nie tylko sporządzone w formie elektronicznej (w strukturze logicznej) – musi być też podpisane elektronicznie.
Sprawozdania można podpisywać podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo profilem zaufanym (ePUAP). Podpisy elektroniczne lub profile zaufane muszą mieć wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie, czyli wszyscy członkowie zarządu organizacji oraz osoba, która sporządzała sprawozdanie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego) – dla większości organizacji do 31 marca. Jest to termin sporządzenia, czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierujących organizacją. W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji.
Do 31 marca składamy tylko zeznanie podatkowe CIT-8 w urzędzie skarbowym wraz z załącznikami CIT-8/O i CIT Di. Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Informacja, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazana w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego odbywa się poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.
W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok, organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na zwiększenie funduszu statutowego. Jeśli ujemny wynik finansowy jest pokrywany z funduszu statutowego, to uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest jego integralną częścią.
Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli dla większości organizacji do 30 czerwca. Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej, z wyjątkiem organizacji prowadzącej uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, wysyła sprawozdanie w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego (najczęściej do 10 lipca) do urzędu skarbowego (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).
Do tego celu można wykorzystać bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów. Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana). Organizacja prowadząca działalność gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła sprawozdanie w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego (najczęściej do 15 lipca) do Krajowego Rejestru Sądowego przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl. Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana).
Organizacja pozarządowa, która ma zarejestrowany w KRS status organizacji pożytku publicznego, wysyła sprawozdanie najpóźniej do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy do 30 listopada). Sprawozdanie OPP umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego — bazę tę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności — Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. Do bazy sprawozdań OPP trafia zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne.
