Jak dokumentować posiedzenie zarządu?

Wszystko, co musisz wiedzieć o NGO

Informacja o posiedzeniu zarządu musi odpowiednio wcześnie trafić do członków zarządu – konieczne jest ich skuteczne powiadomienie o dacie zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. sprawozdaniem z działalności) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie.

Dobrą praktykę stanowi również informowanie członków organu kontroli wewnętrznej lub fundatora o posiedzeniach zarządu, aby osoby te mogły wziąć udział w spotkaniu z głosem doradczym. W posiedzeniach zarządu mogą brać udział także eksperci i inni zaproszeni goście. Liczba spotkań zarządu zależy od struktury organizacyjnej fundacji, realizowanych zadań czy konkretnych potrzeb członków zarządu.

Uchwały zarządu, podpisane przez wszystkich obecnych na posiedzeniu, muszą mieć formę pisemną lub dokumentową, ponieważ może ich zażądać do wglądu organ nadzoru. Warto z każdego zebrania zarządu sporządzić również protokół, który ułatwia późniejszą interpretację uchwały (pozwala prześledzić intencje, które do takiej decyzji doprowadziły).

Dokumenty z zebrań zarządu muszą być przechowywane do końca istnienia organizacji. Bez względu na formę (papierową, elektroniczną) należy zapewnić im warunki chroniące przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. zamykana szafa, komputer zabezpieczony hasłem). Dobrze jest zadbać, by były opatrzone datą spotkania i przechowywane w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zarządu.

Decyzje podejmowane przez zarząd powinny być przekazywane zainteresowanym i tym, których konkretna decyzja dotyczy (np. konkretnemu pracownikowi) oraz komisji rewizyjnej na jej prośbę w celach kontrolnych.

Do obowiązków fundacji należy składanie do organu nadzoru zewnętrznego (czyli odpowiedniego ministra) corocznych sprawozdań z działalności organizacji oraz publiczne ich udostępnianie. Sprawozdanie musi zawierać informacje dotyczące działań podjętych przez organizację w ostatnim okresie rozliczeniowym (z reguły jest to okres roku kalendarzowego) zgodnych z celami zapisanymi w statucie.

Powinno być przygotowane na podstawie zapisów rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Dobrą praktyką zarządu organizacji jest sporządzenie również rocznego sprawozdania z własnej pracy i przedstawianie go radzie fundacji (o ile została powołana) w celu zatwierdzenia.