Jak dbać o wrażliwe dane w NGO? O czym warto pamiętać i co uwzględnić?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, należy zadać inne – jakie przeszkody musiałby pokonać ktoś, kto chce się do tych danych dostać, przy takiej ochronie, jaką stosujemy obecnie. Jeśli wystarczy, że znajdzie się sam w pokoju, w którym te dane przechowujemy, albo usiądzie przy komputerze, w którym je gromadzimy, to znaczy, że nie są one właściwie chronione i dostęp do nich jest zbyt łatwy.

RODO nie narzuca jednego sposobu zabezpieczenia danych, oferty „szaf zgodnych z RODO” to tylko chwyt marketingowy. Jedynym wymogiem w zakresie zabezpieczenia danych jest jego skuteczność – ostatecznie będziemy rozliczani tylko z tego, czy dane były u nas bezpieczne i jak zadbaliśmy o utrudnienie dostępu do nich osobom postronnym.

W przypadku przetwarzania w komputerze będzie to więc zabezpieczenie go hasłem (trudnym do odgadnięcia i innym dla każdego użytkownika), program antywirusowy, firewall lub inne zapory sieciowe, a w przypadku danych szczególnie wrażliwych – przechowywanie ich w komputerze niepodłączonym do internetu.

W przypadku danych papierowych minimum to ograniczenie dostępu do nich przez przechowywanie w pomieszczeniu, do którego nie będą miały dostępu osoby postronne, nie na widoku i z łatwym dostępem (na przykład w łatwo dostępnych segregatorach), najlepiej w szufladzie lub szafce zamykanej na klucz, do którego dostęp ma tylko osoba upoważniona.

W ochronie danych osobowych, jak w większości procesów, najsłabszym ogniwem jest człowiek, istotnym uzupełnieniem wszelkich zabezpieczeń fizycznych i informatycznych jest zatem przeszkolenie osób mających dostęp do danych.