Wszystko, co musisz wiedzieć o NGO
Wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania członków powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia i uwzględniać:
▪ częstotliwości zebrań,
▪ organ zobowiązany do ich zwoływania,
▪ sposób powiadamiania członków,
▪ podmioty uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków, oraz
▪ ewentualne konsekwencje wynikające z niedopełnienia obowiązków, w którymś z powyższych zakresów.
Zwróć uwagę na możliwość powstania regulaminu, na podstawie którego obraduje walne zebranie. Nie jest to dokument wymagany, ale pozwala dookreślić, zwłaszcza w dużych stowarzyszeniach, szczegółowe zasady związane ze zwoływaniem i prowadzeniem walnego zebrania członków, np. zasady wyboru prowadzącego zebranie (przewodniczącego walnego zebrania członków). Regulaminu nie zgłasza się do
Krajowego Rejestru Sądowego.
Członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie, skutecznie powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie. Warto stosować przy wysyłaniu zawiadomień potwierdzenie odbioru zawiadomienia. Nie zapomnij o dobrej praktyce, jaką jest przesłanie członkom organu kontroli wewnętrznej, np. komisji rewizyjnej porządku obrad wraz z zawiadomieniem o zwołaniu zebrania.
Na początku obrad konieczne jest wybranie przewodniczącego zebrania, który przedstawia porządek obrad i prowadzi spotkanie oraz sekretarza (protokolanta), który spisuje protokół z zebrania. To oni podpisują się pod wszystkimi uchwałami podjętymi przez walne zebranie członków. Do KRS i do organu nadzoru przesyłamy oryginały dokumentów walnego. Pamiętaj o przygotowaniu i podpisaniu dokumentów w kilku egzemplarzach (w tym dwóch list obecności).
Walne zebranie podejmuje decyzje za pomocą uchwał. Każdy członek oddaje głos w głosowaniu za lub przeciwko danej uchwale. Głosowanie może być tajne lub jawne. Ważne są zapisy w statucie określające, jaka liczba głosów jest potrzebna, żeby walne przyjęło uchwałę. Kworum, czyli minimalna liczba członków obecnych na zebraniu, konieczna, by podjąć uchwałę, to zazwyczaj co najmniej połowa wszystkich członków.
W przypadku ważnych dla stowarzyszenia decyzji (np. zmiana statutu, rozwiązanie stowarzyszenia) podnosi się ten próg do 2/3 liczby członków stowarzyszenia, którzy winni stawić się na walnym. Podejmować uchwały (decyzje) w głosowaniu można na trzy sposoby: większością zwykłą, większością bezwzględną lub większością kwalifikowaną.
