Postępowanie mediacyjne rozpoczyna się z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji (w przypadku mediacji przedsądowej).
Jednak, aby sprawa mogła zostać skierowana do mediacji warunkiem koniecznym i niezbędnym jest wyrażenie zgody przez wszystkich uczestników postępowania na takie rozwiązanie sprawie. Zgoda taka musi zostać wyrażonej jasno i stanowczo, a nie w sposób dorozumiany.
Czas trwania mediacji: w sprawach, w których mediacja prowadzona jest na etapie przedsądowym, czas jej trwania jest zależny od woli stron oraz od wzajemnych ustaleń między stronami i mediatorem.
Po uzyskaniu zgody wszystkich uczestników na prowadzenie mediacji, strony ustalają (w porozumieniu z mediatorem) dogodny termin jej prowadzenia i formę. W przeważającej mierze mediacja jest prowadzona w formie tradycyjnej – bezpośredniego spotkania stron wraz z mediatorem, ale nie jest wykluczone prowadzenie mediacji w innej formie (np. wideokonferencji). Wybór formy zależy od stron postępowania i ustaleń z mediatorem.
Po przeprowadzeniu mediacji z jej przebiegu sporządza się protokół. Nie istnieje jeden ustalony wzór protokołu, natomiast musi on zawierać następujące elementy: miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, imię i nazwisko (nazwa) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.
Gdy w toku postępowania mediacyjnego dojdzie do zawarcia ugody, jej treść zostanie zamieszczona albo w protokole, albo w osobnym dokumencie dołączanym do protokołu. Podpisanie ugody jest jednoznaczne z wyrażeniem przez strony zgody na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie. Mediator jednak powinien o tym fakcie poinformować strony.
Protokół wraz z ewentualną ugodą w mediacji sądowej jest składany do sądu rozpoznającego sprawę przez mediatora, a w przypadku mediacji pozasądowej, to strona składa protokół do sądu, który byłby właściwy do rozpoznawania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej, o ile wnosi o zatwierdzenie
ugody.
Kodeks postępowania cywilnego przewiduje dwie formy zatwierdzenia ugody – zwykłą i kwalifikowaną. Forma zwykła to zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w drodze postanowienia, które może zapaść na posiedzeniu niejawnym, natomiast forma kwalifikowana to sytuacja, w której ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji. Wówczas sąd zatwierdza ugodę przez nadanie klauzuli wykonalności. sprzeczna z prawem, sprzeczna z zasadami współżycia społecznego,
ugoda zmierza do obejścia prawa, ugoda jest niezrozumiała bądź zawiera sprzeczności.
W niektórych sytuacjach sąd może odmówić zatwierdzenia ugody lub nadania jej klauzuli wykonalności. Ma to miejsce wtedy, gdy sąd uzna, że ugoda zawarta przed mediatorem jest:
- sprzeczna z prawem,
- sprzeczna z zasadami współżycia społecznego,
- ugoda zmierza do obejścia prawa,
- ugoda jest niezrozumiała bądź zawiera sprzeczności.
Wystąpienie w/w przesłanek skutkuje wydaniem postanowienia, w którym sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody, przy czym odmowa może dotyczyć całości lub części ugody.
Postanowienie o zatwierdzeniu ugody jest niezaskarżalne. Rozstrzygnięcie to ma natomiast duże znaczenie dla stron, jako że po zatwierdzeniu ugoda ta ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Jeśli zaś sąd nadał ugodzie klauzulę wykonalności, to stanowi ona tytuł wykonawczy.
Zatem strony uczestniczące w mediacji, uzyskując ugodę sądową zatwierdzoną przez sąd, uzyskują taki sam efekt jaki uzyskałyby w postępowaniu sądowym, w trakcie którego sąd na zakończenie wydaje orzeczenie kończące (wyrok, postanowienie).
