Jak wygląda legalizacja pracy w Polsce? Drogi i dokumenty | Edukacja prawna

1. Zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę jest podstawowym dokumentem uprawniającym cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce. Wydaje je urząd wojewódzki właściwy dla siedziby pracodawcy, a wniosek składa podmiot powierzający pracę — czyli pracodawca, który odpowiada za dopełnienie wszelkich formalności.

Wyróżnia się kilka typów zezwoleń na pracę (oznaczonych literami A–E oraz typ S dla pracy sezonowej), w zależności od rodzaju zatrudnienia, czasu jego trwania i charakteru pracy. Wybór właściwego typu należy do pracodawcy.

Ważna zmiana obowiązująca od 1 czerwca 2025 r.: nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom nie przewiduje już wymogu przedstawiania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy — tzw. testu rynku pracy. W miejsce testu rynku pracy wprowadzono mechanizm listy zawodów sporządzanej przez starostę — jeżeli na danym obszarze wystąpi znaczące pogorszenie sytuacji na rynku pracy (np. wskutek zwolnień grupowych lub wysokiej stopy bezrobocia), starosta może określić zawody, w których nie będą wydawane zezwolenia na pracę. Dla pracodawcy wystarczy zatem sprawdzić, czy wybrany zawód nie widnieje na takiej liście. Oznacza to istotne uproszczenie i skrócenie czasu oczekiwania na zezwolenie.

Nadal musi być spełniony wymóg odpowiedniego wynagrodzenia — nie niższego niż płaca minimalna. Posiadanie zezwolenia na pracę nie zastępuje wizy.

2. Zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę

Alternatywą dla odrębnego zezwolenia na pracę jest zezwolenie jednolite, które łączy w jednym dokumencie uprawnienie do pobytu i do pracy. O zezwolenie jednolite ubiega się sam cudzoziemiec, składając wniosek do właściwego urzędu wojewódzkiego. Po jego uzyskaniu cudzoziemiec nie musi oddzielnie ubiegać się o zezwolenie na pracę.

3. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Dla obywateli wybranych państw dostępna jest uproszczona procedura zatrudnienia w postaci oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy. Możliwość skorzystania z tej procedury dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Do 30 listopada 2025 r. z tej ścieżki mogli korzystać także obywatele Gruzji — od 1 grudnia 2025 r. Gruzja została wyłączona z listy państw objętych procedurą oświadczeniową.

Skorzystanie z tej procedury znacznie przyspiesza legalizację zatrudnienia cudzoziemca — starosta wpisuje oświadczenie do ewidencji w terminie 7 dni roboczych od jego złożenia. Pracę można powierzyć dopiero po wpisaniu oświadczenia do ewidencji.

4. Pełna elektronizacja procedur od 1 czerwca 2025 r.

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., przewiduje pełną elektronizację procedur — w celu realnego skrócenia terminów wydawania zezwoleń oraz zmniejszenia zaległości w urzędach. Oświadczenia i wnioski dotyczące zatrudniania cudzoziemców składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Wniosek złożony w formie tradycyjnej (papierowej) zostanie pozostawiony bez rozpoznania.

5. Przypadki, gdy zezwolenie nie jest potrzebne

Pewne kategorie cudzoziemców mogą legalnie wykonywać pracę w Polsce bez konieczności uzyskiwania odrębnego zezwolenia. Dotyczy to m.in.:

1. cudzoziemców posiadających zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
2. cudzoziemców posiadających status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą,
3. małżonków obywateli polskich posiadających odpowiedni tytuł pobytowy,
4. posiadaczy Niebieskiej Karty UE,
5. cudzoziemców realizujących działania w ramach programów UE lub międzynarodowych, nauczycieli języków obcych, duchownych, artystów, sportowców, stałych korespondentów zagranicznych mediów, naukowców czy studentów odbywających staże i praktyki — pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych i czasowych.

6. Niebieska Karta UE — dla wysoko wykwalifikowanych pracowników

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która wdrożyła m.in. nowe przepisy dotyczące Niebieskiej Karty UE. Jest to zezwolenie na pobyt i pracę wydawane wysoko wykwalifikowanym specjalistom spoza Unii Europejskiej, którzy spełniają określone wymagania dotyczące wykształcenia i wynagrodzenia. Posiadacze karty korzystają z ułatwionej mobilności w ramach UE, a karta daje stabilność pobytu i ochronę praw pracowniczych.

Obowiązki pracodawcy — co należy zrobić, żeby praca była legalna

Jako pracownik powinieneś wiedzieć, jakie obowiązki ciążą na Twoim pracodawcy. Cudzoziemiec może być zatrudniony zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (zlecenia, o świadczenie usług, o dzieło). Ważne jest jednak, by wybrana forma umowy odpowiadała charakterowi wykonywanej pracy.

Jeśli praca ma cechy stosunku pracy — odbywa się pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie — nie jest dopuszczalne stosowanie umów cywilnoprawnych. Jest to ważna zasada chroniąca prawa pracownicze: jeśli faktycznie wykonujesz pracę pod kierownictwem pracodawcy, przysługuje Ci pełna ochrona Kodeksu pracy, bez względu na nazwę umowy.

Pracodawca ma obowiązek:

1. Zawrzeć umowę w formie pisemnej przed rozpoczęciem pracy. Przed jej podpisaniem musi przedstawić Ci treść umowy w języku dla Ciebie zrozumiałym.
2. Uwzględnić w umowie wynagrodzenie nie niższe niż określone w zezwoleniu na pracę i faktycznie je wypłacać.
3. Zgłosić Cię do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w terminie 7 dni i opłacać składki co miesiąc.
4. Informować właściwy urząd pracy o podjęciu i zakończeniu pracy przez cudzoziemca w określonych terminach.

Zadanie dofinansowane ze środków Miasta Gdańska