Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno zostać sporządzone na piśmie. W przypadku porozumień zawartych na okres krótszy niż 30 dni mogą one mieć formę ustną, jednak zgodnie z art. 44 u.d.p.p.w. na żądanie wolontariusza korzystający obowiązany jest potwierdzić na piśmie treść porozumienia. W mojej ocenie, mimo ustawowego przyzwolenia zawierania niektórych umów ustnie, bezpieczniejszym rozwiązaniem dla obu stron umowy jest forma pisemna. Niezachowanie pisemnej formy umowy nie skutkuje jej nieważnością, jednak może przysporzyć problemów dowodowych w razie sporu sądowego między stronami. Jak dobrze wiadomo, umowy spisujemy na wypadek ewentualnych konfliktów.
Jeśli chodzi o nazwę dokumentu będącego podstawą świadczenia czynności przez wolontariusza, zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyartykułowanym w wyroku z 25 listopada 2020 r. ( I CSK 703/09, LEX nr 724984), o charakterze umowy nie decyduje jej nazwa. Umowę o wolontariacie możemy zatem nazwać także porozumieniem, kontraktem czy deklaracją. Z jej treści musi jednak wynikać, że nie jest związana z płatnością za świadczone usługi. W tym miejscu należy odwołać się do celu wolontariatu jakim jest wsparcie podmiotów, które realizują szlachetne zadania przy minimalizacji ich kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników. Postanowienia umowy nie mogą zatem nasuwać wątpliwości co do jej charakteru jako umowy o charakterze bezpłatnym.
Porozumienia wolontariackie mogą być zawierane zarówno na czas określony jak i nieokreślony. Zgodnie z zapisami ustawy, w jego treści musi znaleźć się zapis dotyczący możliwości jego rozwiązania przed upływem terminu, na jaki zostało zawarte. Możemy zastosować zapis o wypowiedzeniu złożonym przez jedną ze stron czy też o rozwiązaniu umowy na mocy porozumienia stron.
Korzystający ma obowiązek informować wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami, zasadach ochrony przed zagrożeniami oraz zapewnić wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego świadczeń, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z ich wykonywaniem – odpowiednie środki ochrony indywidualnej.
Korzystający zobowiązany jest zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, jeżeli świadczenie wykonywane jest przez okres nie dłuższy niż 30 dni, niezależnie od tego czy wolontariusz posiada już takie ubezpieczenie przysługujące mu z innego tytułu. W przypadku gdy świadczenie wykonywane jest przez okres dłuższy, powyższe ubezpieczenie zapewnione jest przez państwo na mocy przepisu art. 46 ust. 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 12 ustawy o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach.
Wolontariuszowi przysługuje również prawo do zwrotu kosztów podróży służbowych i diet. Z tego obowiązku wolontariusz może zwolnić korzystającego zarówno w całości jak i w części. Przedmiotowe zwolnienie dla swojej ważności wymaga formy pisemnej.
Wolontariusz w każdym czasie może domagać się wydania pisemnego zaświadczenia o wykonaniu świadczeń wolontarystycznych. Zaświadczenie to powinno zawierać informacje o zakresie wykonywanych przez wolontariusza czynności. Po zakończeniu umowy, korzystający nie ma innych obowiązków związanych z dokumentowaniem działalności wolontarystycznej. W praktyce można spotkać się z wydawaniem przez korzystającego subiektywnych, pisemnych opinii na temat wykonywania przez wolontariusza czynności objętych porozumieniem.
