Umowa najmu nieruchomości może mieć dowolną formę, także ustną. Wyjątek stanowi umowa zawierana na czas dłuższy niż rok, wtedy powinna być zawarta na piśmie, ponieważ w razie niezachowania tego trybu poczytuje się ją jako umowę zawartą na czas nieoznaczony. Najem zawarty na dłużej niż 10 lat, a między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż 30 lat, poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.
Należy pamiętać, że przed wydaniem lokalu strony powinny sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, w którym określą stan techniczny nieruchomości i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Dla najemcy protokół jest dokumentem, który chroni przed ewentualnymi roszczeniami drugiej strony w przyszłości. Jeżeli wszelkie ustalenia dotyczące usterek i uszkodzeń przedmiotu najmu są zawarte w protokole, to mniej prawdopodobne, że powstaną spory co do tego, kto jest odpowiedzialny za dany problem. Jeżeli wynajmujący przy podpisywaniu umowy pobrał kaucję, protokół jest dokumentem, który może posłużyć do ustalenia, czy należy zwrócić całość kaucji, czy też potrącić pewne koszty związane z powstałymi szkodami. Ponadto protokół stanowi podstawę rozliczeń mediów przy zwrocie lokalu. W tym celu należy spisać stan liczników zarówno na dzień podpisania umowy jak i jej rozwiązania.
Wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Jeżeli jednak rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.
W przypadku gdy nieruchomość już w chwili wydania miała wady uniemożliwiające prawidłowe korzystanie z rzeczy albo jeżeli wady takie powstały później, a wynajmujący mimo otrzymanego zawiadomienia nie usunął ich w czasie odpowiednim, albo jeżeli wady usunąć się nie dadzą, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia albo żądać obniżenia wysokości czynszu. Roszczenie o obniżenie czynszu z powodu wad rzeczy najętej, jak również uprawnienie do niezwłocznego wypowiedzenia najmu nie przysługuje najemcy, jeżeli w chwili zawarcia umowy o wadach wiedział.
Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.
Wynajmujący w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu przez najemcę zobowiązany jest zwrócić zwaloryzowaną kwotę kaucji (po potrąceniu zaległości w opłatach czynszowych, odszkodowania za zniszczenie mieszkania i wyposażenia). Waloryzacja polega na zwrocie kwoty równej iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak w kwocie nie niższej niż kaucja pobrana.
Najemca może wprowadzić w lokalu ulepszenia tylko za zgodą wynajmującego i na podstawie pisemnej umowy określającej sposób rozliczeń z tego tytułu. Wynajmujący może żądać usunięcia ulepszeń wprowadzonych bez jego zgody i przywrócenia stanu poprzedniego, jeżeli nie naruszy to substancji lokalu, albo ulepszenia zatrzymać za zwrotem ich wartości uwzględniającej stopień zużycia według stanu na dzień opróżnienia lokalu.
Zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego, najemca zobowiązany jest dokonywać drobnych nakładów na wynajmowanej nieruchomości. Należą do nich: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Przepisy regulujące tę kwestię mają jednak charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony w ramach porozumienia mogą inaczej rozwiązać sprawę remontów i napraw w lokalu będącym przedmiotem umowy najmu.
