Istnieją sytuacje, w których gdy pracownik znajdujący się w szczególnej sytuacji życiowej, składa wniosek o pracę zdalną. Wówczas pracodawca nie ma innej możliwości jak takowy wniosek uwzględnić. Do takiej grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną należy rozpatrzyć pozytywnie, należą m.in. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownik, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, gdy osoba będąca pod jego opieką posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Wniosek może nie zostać uwzględniony tylko i wyłącznie wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Jeśli chodzi o obowiązki, które powinna wypełnić każda organizacja zatrudniająca pracowników w formie zdalnej, to przede wszystkim powinna stworzyć regulamin, w którym zostaną określone zasady wykonywania pracy zdalnej. Poza tym, po stronie pracodawcy leży: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; zapewnienie instalacji, serwisu oraz konserwację urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. Pracodawca powinien także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną, jeśli są one konieczne do wykonywania tej pracy. W kodeksie pracy została zatem wyrażona zasada, zgodnie z którą całość niezbędnych kosztów pracy zdalnej obciąża pracodawcę. Poniesienie tych kosztów może polegać na dostarczeniu pracownikowi świadczeń w naturze w postaci sprzętu i usług, a także na świadczeniach pieniężnych. Co do zasady, od ustalenia stron zależy, jaka część świadczeń pracodawcy należna pracownikowi w naturze zostanie zastąpiona świadczeniem pieniężnym. Jest jednak wyjątek od tej reguły — koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej zawsze będą pokrywane w pieniądzu. Co ważne dla pracowników zdalnych — zapewnienie im materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych czy pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Istotną wiadomością dla organizacji jako pracodawcy oraz dla pracownika zdalnego jest to, że pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy bądź też procedur ochrony informacji i ochrony danych osobowych. Kontrola może być przeprowadzana wyłącznie w miejscu wykonywania pracy przez pracownika i w godzinach jego pracy. Natomiast kontrola powinna być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem. W przypadku, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną w swoim domu, konieczne jest uzyskanie jego zgody na termin kontroli. Z kolei, gdy praca jest wykonywana w innym miejscu, wystarczające będzie uprzedzenie pracownika o terminie kontroli i brak jego sprzeciwu.
Co ważne, wobec pracownika wykonującego pracę zdalną, który narusza swoje obowiązki, pracodawca może stosować wszystkie sankcje wynikające z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Pracodawca może także wypowiedzieć lub rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.
Na zakończenie warto pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż inny pracownicy, zarówno w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, jak i warunków zatrudnienia czy awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Praca zdalna niewątpliwie może być realizowana w sposób efektywny i efektowny, z korzyścią nie tylko dla organizacji zatrudniających w ten sposób pracowników, ale także na nich samych. NGO-sy zatrudniające pracowników zdalnych muszą jednak respektować zasady realizacji pracy zdalnej narzucane na wszystkich pracodawców decydujących się na tę formę „współpracy” z pracownikami.
